Kontenzuordnung

Der Kassenabschlussbericht lässt sich auf verschiedene Arten parametrieren. So kann z. B. die Position Preisänderungen als Kennziffer oder aber als Einflussposition auf das Buchungsobjekt Umsatz brutto fungieren. Neben einer unterschiedlichen Parametrierung des Kassenabschlussberichts ist die Nutzung der einzelnen Buchungsobjekte in der Finanzbuchhaltung unterschiedlich. Wie bei der Kasse liegt auch der Erstellung von Rechnungen über das Vertriebsmodul der Warenwirtschaft eine gewisse Komplexität zu Grunde.

Um diesen Umständen beim DATEV-Export gerecht zu werden, können den Buchungsobjekten des Kassenberichts und denen des Vertriebsmoduls äußerst flexibel Buchungskonten zugeordnet werden.

Durch diese anpassungsfähige Parametrierung erhalten Sie umfängliche Möglichkeiten bei der Einrichtung der DATEV-Schnittstelle. Gleichzeitig aber ist es vor Nutzung des DATEV-Exports im Produktivbetrieb umso wichtiger, die hinterlegten Einstellungen sorgfältig zu prüfen. Ebenso muss das spätere Ergebnis in der FIBU z. B. mit Zuhilfenahme der Kassenberichte verifiziert werden.

Nachfolgend werden im Abschnitt Kassenabschluss der NEO-Kasse die einzelnen Buchungsobjekte des Kassenberichts und unter dem Punkt Vertriebsmodul die Buchungsobjekte des gleichnamigen Moduls des WWS hinsichtlich einer möglichen Buchungskontenhinterlegung näher beschrieben.

Kassenabschlussbericht der NEO-Kasse

Der Kassenabschlussbericht gliedert sich in folgende Hauptbereiche: zu Beginn sind die Erlöse inkl. zusätzlicher Angaben wie z. B. Rabatte zu finden. Darunter schließen sich Geldflüsse an, die sowohl die einzelnen Zahlungsarten als auch Einnahmen und Auszahlungen enthalten.

Diese Werte resultieren anschließend in der Kassendifferenz und den Barbeträgen, die beim Kreditinstitut eingezahlt werden. Anschließend folgen diverse Kennziffern.

Der Kassenabschlussbericht endet mit der Aufstellung der Ausgaben.

Erlösbereich

Mit Implementierung des DATEV-Exports für Kassenabschlussberichte in der NEO Warenwirtschaftsversion 1.7.0 werden die Umsätze nach ihrer Umsatzsteuerart getrennt übergeben. Das bedeutet, dass bei allen Buchungsobjekten ein individuelles Konto pro Umsatzsteuerart hinterlegt werden muss. Eine Ausnahme bilden die Gutscheine, die als Umsatz behandelt werden (hier ist der Mehrwertsteuersatz schon durch die Parametrierung in der Gutscheinverwaltung der WWS eindeutig vorgegeben).

Achtung: Für eine Überstellung der Erlöse nach Umsatzsteuerart ist es nicht ausreichend, dass das NEO WWS mindestens die Version 1.7.0 ausweist, sondern auch, dass alle Kassenabschlüsse mit einer NEO-Kassenversion ab 1.18.0 erstellt wurden. Eine Trennung der Umsatzsteuerarten von Parma-Kassen erfolgt zu keinem Zeitpunkt in der DATEV-Schnittstelle. Die Erlöse werden betrachtet, als wenn diese dem vollen Umsatzsteuersatz unterliegen.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Zugehörige Buchungsobjekte

Im Erlösbereich finden sich nachfolgende Buchungsobjekte

·         Umsatz brutto

·         Umtausch

·         Einlösung Gutschein mit hinterlegter Umsatzsteuer

·         Preisänderungen

·         Positionsrabatt

·         Rabattstaffel 1

·         Rabattstaffel 2

·         Personalrabatt

·         Umsatz netto

Der Inhalt des Buchungsobjektes Umsatz brutto kann vereinfacht ausgedrückt als die Höhe des Umsatz verstanden werden, der erzielt worden wäre, wenn es keine Rabatte, keinen Umtausch etc. gegeben hätte.

Auf die hier ausgewiesenen Gutscheineinlösungen soll an dieser Stelle explizit eingegangen werden. Diese finden sich zwischen Umsatz brutto und Umsatz netto wieder, weil bereits der Verkauf dieser Gutscheine als Umsatz deklariert worden ist. Um den Umsatz bei der Gutscheineinlösung kein zweites Mal auszuweisen, sind diese eingelösten Gutscheine nicht Bestandteil des Buchungsobjekts Umsatz netto. Das Buchungsobjekt Umsatz netto enthält den Umsatz inkl. Mehrwertsteuer.

Parametrierung in NEO

Bei der Überstellung der Erlöse ist der DATEV-Export auf die Nutzung von Automatikkonten in der FIBU ausgerichtet. Im Detailbereich erscheint für jede Umsatzsteuerhöhe (0%, 7% und 19%) eine separate Spalte Gegenkonto zur Pflege des zugehörigen Automatikkontos der Buchhaltung. In der Spalte Konto sollte das Kassenkonto hinterlegt werden.

Falls Buchungsobjekte oberhalb der Position Umsatz netto zur Finanzbuchhaltung überstellt werden sollen, kann dies über eine Verrechnung mit der Position Umsatz brutto erfolgen. Hierfür wird nicht das Buchungsobjekt Umsatz netto für den Export aktiviert, sondern stattdessen Umsatz brutto inkl. der Korrekturpositionen, um schließlich zu dem richtigen Bruttoumsatz zu gelangen.

Die in die DATEV-Schnittstelle geschriebene wertmäßige Höhe des Umsatz brutto hängt von den zum Export markierten Buchungsobjekten ab, die sich zw. Umsatz brutto und Umsatz netto befinden. Und zwar wird der Wert des Buchungsobjektes Umsatz brutto in der Höhe verändert, den die nicht zum Export vorgesehenen Buchungsobjekte in Summe ergeben. Hierzu zählt auch – wenn für den Export aktiviert – der Verkauf der Gutscheine, die als Umsatz behandelt werden. Ist der Export von Gutscheinen mit Umsatzsteuer aktiviert, so werden sowohl die Positionen Umsatz brutto als auch Umsatz netto um den Gutscheinwert gemindert, weil diese einzeln an die FIBU überstell und gegen das Kassenkonto gebucht werden. Andernfalls würden die Gutscheine mit Umsatzsteuer wertmäßig doppelt als Erlös in der FIBU einlaufen.

Achtung: Unbedingt alle Buchungen inklusive und zwischen Umsatz brutto und Umsatz netto zzgl. dem Verkauf der Gutscheine mit Umsatzsteuer in der Buchhaltung prüfen, damit die korrekte Erlöshöhe und auch die korrekte Steuer ausgewiesen wird.

Zahlungsarten

Bargeld tritt aufgrund der nicht zu unterschätzenden Kosten der Wechselgeldbeschaffung und Bargeldentsorgung mehr und mehr in den Hintergrund. Daher ist es umso wichtiger, dass eine DATEV-Anbindung dieser Entwicklung Rechnung trägt und die Zahlungsströme umfassend abdeckt. In den folgenden Unterkapiteln werden die unterstützten Zahlungsarten beschrieben.

Debit- und Kreditkarten

Debit- und Kreditkarten können nach Typ (z. B. Mastercard, Visa, Girocard etc.) getrennt voneinander behandelt werden. Das heißt, dass jeder Kartenart ein eigenes Buchungskonto (Transitkonto) zugewiesen werden kann. Ebenso wäre u. U. eine Trennung nach Provider möglich.

Die Kredit- und Debitkartenzahlungen werden in der DATEV-Schnittstelle einzeln, d. h. pro Buchungsposition überstellt.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Einlösungen von Gutscheinen, die beim Verkauf nicht als Umsatz behandelt wurden

Der Verwaltung von Gutscheinen kommt mehr und mehr Bedeutung zu, da diese bei Betriebsprüfungen ein nicht seltenes Prüfungsszenario darstellen. Daher soll der DATEV-Export beim Führen einer Gutscheinverwaltung in der Finanzbuchhaltung unterstützen.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Scheck

Der Zahlungsart Scheck kommt in der heutigen Zeit nur noch wenig an Bedeutung zu. Dennoch wird die Zahlungsart Scheck als eine Position in den DATEV-Export geschrieben.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Bargeld

Die Verbuchung des Bargelds kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. So wird ein Teil z. B. beim Kreditinstitut eingezahlt, in den Tresor gelegt oder verbleibt als Wechselgeld in der Kasse. Darüber hinaus können beim Bargeld Falscheinzahlungen bzw. Falschauszahlungen auftreten, sodass eine Barkassendifferenz entsteht. Weitere Informationen sind unter dem Punkt Wechselgeldbestand zu finden.

Rechnung

Bei der Zahlungsart Rechnung werden die zu einer Rechnungsnummer gehörigen Positionen in einem Buchungssatz zusammengefasst und anschließend in die DATEV-Exportdatei geschrieben.

Als Buchungskonto wird das Debitorenkonto verwendet, das in den Kundenstammdaten direkt am Kunden hinterlegt werden kann. Ist in den Kundenstammdaten kein explizites Debitorenkonto bei einem Kunden angegeben und dieser Kunde kauft auf Rechnung (oder reguliert diese), so wird das Debitorendummykonto verwendet.

Als Debitorendummykonto fungiert automatisch das hinterlegte Buchungskonto, das bei den Buchungsobjekten Rechnungen und Rechnungsregulierung hinterlegt ist. Es ist somit möglich pro Filiale ein separates Debitorendummykonto zu verwenden.

Ein- und Auszahlungen

Neben dem Warengeschäft gelangen auch Zahlungsmittel in die Kasse bzw. werden ausgezahlt, die nicht auf Umsatztätigkeit zurückzuführen sind. Diese werden in diesem Kapitel behandelt.

Einzahlungen

In diesem Kapitel werden die verschiedenen, möglichen Einzahlungen behandelt, die an der NEO-Kasse auftreten können.

Rechnungsregulierung

Bei einer Rechnungsregulierung wird ein offener Posten durch ein Zahlungsmittel teilweise oder vollständig ausgeglichen. Auch bei der auf der NEO-Kasse ausgewiesenen Zahlungsart Rechnung mit Anzahlung wird zunächst eine Verbindlichkeit in voller Höhe des Verkaufsbons erstellt und die Zahlung als Rechnungsregulierung gebucht.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Gutscheinverkauf, der nicht als Umsatz beim Verkauf behandelt wird

Die Buchung des Gutscheinverkaufs ist das i. d. R. zeitlich zuerst stehende Ereignis bei den Gutscheintransaktionen. Eine Ausnahme ist der Gutscheintyp Fremdgutschein, der i. d. R. keinen vorherigen Verkauf durch das eigene Unternehmen hat.

Die in diesem Abschnitt zu behandelnden Gutscheine stellen von ihrem Wesen her ein Geldsurrogat dar. Somit erfolgt beim Verkauf eine Einzahlung über die an der NEO-Kasse zur Verfügung stehenden Zahlungsarten.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Auszahlungen

Bei der Erfassung von Auszahlungen (Barauszahlung für Ausgaben) sollte als erstes darüber entschieden werden, ob bei der Überstellung von Ausgaben diese mit oder ohne Buchungsschlüssel überstellt werden sollen. So könnten Kosten, die ausschließlich dem vollen Mehrwertsteuerbetrag unterliegen (z. B. Tanken), mit Buchungsschlüssel und Kostenarten, bei denen der Mehrwertsteuersatz variieren kann (z. B. Blumen), ohne Buchungsschlüssel überstellt werden.

Sind Ausgabearten mehrfach innerhalb eines Tagesabschlusses vorhanden, so werden die Buchungen einzeln im DATEV-Export übermittelt.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Kassendifferenz

Kassendifferenzen beim Kassenabschluss können sich auf unterschiedliche Art und Weise ergeben und zusammensetzen. Generell kann eine Kassendifferenz in jeder Zahlungsart auftreten. Durch eine Anbindung eines EC-Terminals kann das Risiko einer Differenz im Bereich Kredit- und Debitkarten erheblich reduziert werden. Daher ist hier die eindeutige Empfehlung das EC-Terminal an die NEO-Kasse anzuschließen.

Die Differenzen im Bereich des Bargeldes werden wie auch die Differenzen bei Debit- und Kreditkarten in die DATEV-Exportdatei geschrieben.

Das Auftreten einer Differenz bei den verbleibenden Zahlungsarten wie Scheck, Gutscheinen oder Rechnung kann leider nicht durch technische, sondern nur durch organisatorische Prozesse reduziert werden. Treten hier Differenzen auf, so werden diese nicht über die DATEV-Schnittstelle an die FIBU weiter gegeben. Somit landen diese Differenzen in der Bar- bzw. in der Kredit- und. Debitkartendifferenz.

Bar

Die Kassendifferenz ist das Delta zwischen Kassen-Soll und Kassen-Ist. Sie kann entweder mit oder auch ohne Buchungsschlüssel in die DATEV-Exportdatei geschrieben werden.

Je nach positiver oder negativer Kassendifferenz wird der Buchungssatz mit Soll- oder Haben-Kennzeichen überstellt. Wenn ein BU-Schlüssel verwendet wird, so wird die gesamte Kassendifferenz mit 19%iger Mehrwertsteuer in der DATEV-Schnittstelle geschlüsselt.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Debit- und Kreditkarten

Eine Erfassung des Kassen-Ist für Debit- und Kreditkarten ist in i. d. R. nicht aktiviert, sodass hier auch keine Differenzen ausgewiesen werden können. Eine Aktivierung erfolgt über die zentrale Kassenverwaltung (ZKV) in der Zahlungsmittelkonfiguration.

Die Kassendifferenzen der Debit- und Kreditkarten werden für den Export zusammengefasst.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Wechselgeldbestand

Ob der Wechselgeldbestand im Zeitablauf konstant bleibt oder ob es sich um einen gleitenden Wechselgeldbestand handelt, hängt zum einen vom Willen des Inhabers und zum anderen von vorgegebenen Rahmenbedingungen ab. So entscheidet sich ein Inhaber beispielsweise dazu, das Wechselgeld je nach Saison zu erhöhen bzw. zu senken. Ebenfalls können bei manchen Kreditinstituten kein Münzgeld als Bankeinzahlung getätigt werden, so dass kein fester sondern ein gleitender Kassenbestand unausweichlich ist.

Die Höhe des Wechselgeldbestandes richtet sich nach folgenden Werten:

·         Anfangsbestand

·         Bankabschlag beim Kassenabschluss

·         Tresoreinzahlung

·         Bar ist (Bar soll verrechnet um Kassendifferenz bar)

Übertragen auf die Buchhaltung bedeutet dies für die Bildung des Kassenbestandes:

Wichtig: Wie aus der obigen Tabelle ersichtlich wird, muss bei einer Kasse, die das erste Mal in Betrieb geht, der anfängliche Wechselgeldbestand als Einlage gebucht werden.

Kennziffern

Aus dem Bereich Kennziffern des Kassenabschlusses kann das Buchungsobjekt Preisänderung in den DATEV-Export geschrieben werden. Dieses Buchungsobjekt steht nur zur Verfügung, wenn die Kasse laut den Einstellungen der zentralen Kassenverwaltung die Preisänderungen nicht in den Umsatz brutto einrechnet, sondern ausschließlich als Kennziffer ausweist.

Das Buchungsobjekt Preisänderungen (Plural) bezieht sich auf die Preisänderungen, die zwischen den Tagesabschlusspositionen Umsatz brutto und Umsatz netto ausgewiesen werden. Das Buchungsobjekt Preisänderung (Singular) bezieht sich auf die Kennziffer im Kassenabschluss. Je nach Parametrierung der ZKV steht die eine oder andere Position auf den Kassenabschlüssen zur Verfügung.

Ausgaben

Am Ende des Kassenabschlusses werden die durchgeführten Ausgaben auf Buchungsobjektebene ausgewiesen.

Einzelheiten zum DATEV-Export sind diesbezüglich unter Auszahlungen zu finden.

Vertriebsmodul

Erlösbereich

Mit Implementierung des DATEV-Exports für das Vertriebsmodul in der NEO Warenwirtschaftsversion 1.11.1 werden die Umsätze nach ihrer Umsatzsteuerart getrennt übergeben. Das bedeutet, dass bei allen Buchungsobjekten ein individuelles Konto pro Umsatzsteuerart hinterlegt werden muss. Eine Ausnahme bilden die Gutscheine, die als Umsatz behandelt werden (hier ist der Mehrwertsteuersatz schon durch die Parametrierung in der Gutscheinverwaltung der WWS eindeutig vorgegeben).

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Wenn auf dem Reiter Prozesseinstellungen die Behandlung von Porto und Verpackung (Vertrieb Porto und Verpackung) als Umsatz gewählt wurde, so wird diese Position wie ein Umsatzerlös behandelt und für 19%, 7% und 0% müssen Erlöskonten hinterlegt werden. Der Wert von Porto und Verpackung ist nicht in dem Buchungsobjekt Umsatz inkl. USt. enthalten und wird in einer separaten Zeile ausgewiesen.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Zugehörige Buchungsobjekte

Im Erlösbereich finden sich nachfolgende Buchungsobjekte

·         Einlösung Gutschein mit hinterlegter Umsatzsteuer

·         Rabatt auf Verkauf von Gutscheinen mit hinterlegter Umsatzsteuer (Aufschläge werden als negativer Rabatt behandelt)

·         Umsatz netto

Auf die hier ausgewiesenen Gutscheineinlösungen soll an dieser Stelle explizit eingegangen werden. Diese finden sich im Bereich der Erlöse wieder, weil bereits der Verkauf dieser Gutscheine als Umsatz deklariert worden ist. Um den Umsatz bei der Gutscheineinlösung kein zweites Mal auszuweisen, sind diese eingelösten Gutscheine nicht Bestandteil des Buchungsobjekts Umsatz netto. Das Buchungsobjekt Umsatz netto enthält den Umsatz inkl. Mehrwertsteuer.

Rabatte auf Ware sowie Preisänderungen werden nicht per DATEV-Export zur Verfügung gestellt. Dies liegt darin begründet, dass eine Rechnung über das Vertriebsmodul sowohl auf EK- als auch auf VK-Basis erstellt werden kann. Da die Rabatthöhe und evtl. Preisänderungen je nach Wahl von EK- bzw. VK-Basis unterschiedlich ausfallen, wird im Sinne einer nachvollziehbaren summierten Werthöhe auf den Export explizit verzichtet.

Parametrierung in NEO

Bei der Überstellung der Erlöse ist der DATEV-Export auf die Nutzung von Automatikkonten in der FIBU ausgerichtet. Im Detailbereich erscheint für jede Umsatzsteuerhöhe (0%, 7% und 19%) eine separate Spalte Gegenkonto zur Pflege des zugehörigen Automatikkontos der Buchhaltung. In der Spalte Konto sollte das Verrechnungskonto hinterlegt werden.

Ist der Export von Gutscheinen mit Umsatzsteuer aktiviert, so wird die Positionen Umsatz netto um den Gutscheinwert und den darauf gewährten Rabatten (Aufschläge werden als negativer Rabatt behandelt) gemindert, weil diese einzeln an die FIBU überstell und gegen das Verrechnungskonto gebucht werden. Andernfalls würden die Gutscheine mit Umsatzsteuer wertmäßig doppelt als Erlös in der FIBU einlaufen.

Achtung: Unbedingt alle Buchungen - besonders die Behandlung der Gutscheine - in der Buchhaltung prüfen, damit die korrekte Erlöshöhe und auch die korrekte Steuer ausgewiesen wird.

Zahlungsart Rechnung

Rechnungen können derzeit ausschließlich mit der Zahlungsart Rechnung bezahlt werden. Bei dieser Zahlungsart werden die zu einer Rechnungsnummer gehörigen Positionen in einem Buchungssatz zusammengefasst und anschließend in die DATEV-Exportdatei geschrieben.

Als Buchungskonto wird das Debitorenkonto verwendet, das in den Kundenstammdaten direkt am Kunden hinterlegt werden kann. Ist in den Kundenstammdaten kein explizites Debitorenkonto bei einem Kunden angegeben und dieser Kunde kauft auf Rechnung, so wird das Debitorendummykonto verwendet.

Als Debitorendummykonto fungiert automatisch das hinterlegte Buchungskonto, das bei den Buchungsobjekten Rechnungen und Rechnungsregulierung hinterlegt ist. Es ist somit möglich pro Filiale ein separates Debitorendummykonto zu verwenden.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Gutscheinverkauf

Gutscheine werden einzeln in die DATEV-Exportdatei geschrieben, sodass jede Transaktion nachvollziehbar ist.

Verkauf von Gutscheinen ohne Steuer

Gutscheine, die ohne Umsatzsteuer verkauft worden sind, werden als Geldsurrogat behandelt.
Achtung: Unbeding alle Buchungen in der Buchhaltung explizit prüfen, besonders wenn eine Rabattgewährung beim Verkauf stattgefunden hat!

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Verkauf von Gutscheinen mit Steuer

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

Rabatt beim Gutscheinverkauf

Achtung: Aufschläge werden als negative Rabatt behandelt.

Beim DATEV-Export werden folgende Informationen mitgegeben:

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