In der NEO-WWS existieren verschiedene Arten der Warenbeschaffung. Ihnen stehen folgende Prozesse zur Verfügung:
· In der Bestellübersicht werden alle erstellten Bestellungen aufgelistet. Sie dient der Kontrolle und Nachvollziehbarkeit der Bestellungen bzw. noch zu erwartenden Lieferungen. Die Bestellungen können verschiedene Status einnehmen, über die Sie erkennen, ob eine Bestellung noch unterwegs ist oder ob die Ware bereits eingetroffen oder vereinnahmt ist, siehe Statusmodell.
· Aus der Übersicht heraus können die einzelnen Bestellprozesse gestartet werden. Nach Erstellung einer Bestellung gelangt der Anwender wieder in diese Übersicht, in der das neu erzeugte Objekt in der Gesamtansicht angezeigt wird.
· Bei der Automatikbestellung handelt es sich um einen Standardprozess, um Ihre Warenbestände aufzufüllen. Die Automatikbestellung errechnet anhand der zuvor im System definierten und hinterlegten Meldemengen und des Bestands einen Bestellvorschlag. Hierbei werden alle Artikel berücksichtigt, deren Bestand unterhalb der Meldemenge liegt. Nähere Erläuterung zur Berechnungsmethode finden Sie im unteren Abschnitt.
· Im Prozess Bevorratungsauftrag haben Sie verschiedene Möglichkeiten Bestellvorschläge errechnen zu lassen, die über das Auffüllen bis zur Meldemenge (wie in der Automatikbestellung) hinausgehen. Das System errechnet Vorschläge auf Grundlage von durchschnittlichen Verkäufen bestimmter Monate für einen gewünschten Bevorratungszeitraum, für eine gewünschte Auftragshöhe oder mit Vorgabe einer Auftrags-Gesamtstückzahl. Nähere Erläuterung zur Berechnungsmethode finden Sie im unteren Abschnitt.
· Geben Sie einen Bevorratungszeitraum vor, gibt der Vorschlag an, welchen Vorrat Sie für den Zeitraum benötigen, wenn der Artikel durchschnittlich so verkauft wird, wie für den Betrachtungszeitraum berechnet. Am Ende des Zeitraums sollte der Bestand wieder gleich Meldemenge sein.
· Die anderen Varianten (Mindestauftragswert / Mindestauftragsmenge) machen Sinn, wenn ein Vertreter Sonderkonditionen für bestimmte Auftragshöhen anbietet oder Artikel zu bestimmten Mengen mit besonderen Konditionen. Das System prüft, welche Artikel gut verkauft wurden und schlägt diese für eine Bevorratung vor. Im Prozess wird Ihnen auch angezeigt, wie lange Sie sich mit der vorgeschlagenen Bestellmenge bevorraten würden.
· Bei den Sonderbestellungen können Sie Artikel und Bestellmengen manuell erfassen, es wird kein Vorschlag vom System errechnet. Eine Sonderbestellung kann nicht Lieferantenübergreifend erstellt werden, sondern immer nur für alle Marken / Artikel eines Lieferanten (Bestellempfängers). Über den Prozess können z.B. Bestellungen über den Vertreter (wie z. B. Neuheiten- oder Sonderaufträge), Saisonbestellungen (wie Weihnachts- oder Sonnenaufträge) oder kleinere telefonische Bestellungen erfasst werden.
Nachfolgend wird beschrieben, wie und wodurch sich der Status einer Bestellung jeweils im Laufe des Bestell- und aller beteiligten Folgeprozesse verändert.
Starten Sie den Prozess Automatikbestellung kann im Prozess-Schritt 2 die Bestellung optimiert werden, indem das System prüft, ob der Bedarf aufgrund virtueller Verteilung von Überbeständen (d.h. Bestand > Meldemenge) innerhalb des Unternehmens gedeckt werden kann. Bei der virtuellen Verteilung der Überbestände können Sie entscheiden, ob die Betrachtung unternehmensweit oder nur über frei zu definierende Tauschgruppen erfolgen soll. Die Berechnungslogik ist dabei ähnlich wie bei der Filialtauschvorschlags-Berechnung.
HINWEIS: Dieser Parameter bedeutet nicht, dass ein Filialtauschauftrag generiert wird. Es erfolgt eine rein virtuelle Berechnung der Verteilmengen.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Automatikbestellung grundsätzlich folgende Artikel oder Filialen nicht berücksichtigt werden:
· Artikel oder Filialen, die sich nicht im Status Aktiv befinden
· Artikel oder Filialen bei denen in den Stammdaten eine Sperre gegen die Automatische Bestellung gesetzt wurde.
· Artikel, deren Ex-Datum (ausgehend vom Systemdatum) in der Vergangenheit liegt oder bei denen das Ex-Datum minus der Anzahl Tage, die in den globalen Einstellungen (> Einstellungen > Materialwirtschaft > Prozesseinstellungen) beim Parameter Bestellzeitraum für EX-Artikel hinterlegt wurden, in der Vergangenheit liegt.
· Filialen, für die keine Markenautorisierung vorliegt, werden im Bestellvorschlag für diese Marke nicht berücksichtigt. d.h. der Vorschlag liefert für diese Filialen kein Ergebnis.
· Artikel bei denen im Artikelstamm ein Bestellbar Von / Bis - Datum hinterlegt wurde, werden nicht berücksichtigt, wenn das aktuelle Systemdatum nicht in den festgelegten Zeitraum fällt.
· Artikel bei denen im Artikelstamm ein Datum Nicht mehr bestellen ab gesetzt wurde und dieses in der Vergangenheit liegt.
· Artikel mit Artikeltyp: Dienstleistung, Kabinettware, Probe, Sondergröße oder Tester. Bitte beachten Sie: Dienstleistungen werden niemals berücksichtigt, alle anderen Artikeltypen sind standardmäßig ausgeschlossen, können aber, wenn gewünscht, im Filter selektiert oder im Prozess-Schritt 2 per Parametereinstellung mit einbezogen werden.
Die Bestellmengen werden nach den vorliegenden Regeln je Filiale auf Artikelebene berechnet. Die Mengen pro Artikel und Filiale, die subsumiert in den Bestellvorschlag eingehen, werden wie folgt berechnet:
· Der Artikelbedarf errechnet sich aus Meldemenge minus Systembestand (dieser ist bereits vermindert um reservierten Bestand); ist das Ergebnis dieser Berechnung negativ, also (System-)Bestand > Meldemenge, dann wird für dieses kartesische Produkt von Artikel/Filiale der Wert „0“ festgestellt. Hat ein Artikel einen Minusbestand, geht das System bei Berechnung der Bestellmenge von 0 aus, d. h. Minusbestände werden nicht „aufgefüllt“.
· Ware mit dem Status avisiert reduziert den Artikelbedarf für die Filiale.
· Laufende Bestellungen reduzieren den Artikelbedarf für die Filiale. Ausnahme: die blockierende Wirkung einer Bestellung wurde bis zu einem festgelegten Datum aufgehoben.
· Ist der Parameter „Warenanforderungen berücksichtigen“ gesetzt (siehe Prozess-Schritt 2), fließen in die vorgeschlagene Bestellmenge als erstes die Warenanforderungen ein, vorausgesetzt es bestehen für einen Artikel Warenanforderungen für Kunden oder Filialen.
· Ware, die im Warenausgang in der Bestellfiliale für die Filialen bereitsteht, wird in den Berechnungen bei der Quellfiliale (=Bestellfiliale) abgezogen und bei der Zielfiliale addiert.
· Des Weiteren werden für die Ermittlung der Bestellmengen die Einstellungen für Bestell- und Verpackungseinheiten berücksichtigt.
Ablauf einer Berechnung:
1. Schritt: Über die gleiche Logik, wie bei der Automatikbestellung werden zuerst die Artikel, bei denen der Bestand unter der Meldemenge liegt bis zur Meldemenge aufgefüllt. Hierbei kann optional vor der Berechnung der Bedarfe eine „virtuelle“ Verteilung der Überbestände innerhalb der Filialen durchgeführt werden.
2. Schritt: Anhand von durchschnittlichen Abverkaufszahlen und
a.) einem zu definierenden Bevorratungszeitraum (Zeitraum, für den die Ware zum Abverkauf ausreichen soll, d.h. am Ende des Zeitraums soll wieder die Meldemenge erreicht sein),
b.) oder einer zu definierenden Mindestauftragsmenge
c.) oder eines zu definierenden Mindestauftragswerts
wird eine Bestellmenge errechnet. Die Ergebnisse sind abhängig von den Berechnungseinstellungen Bestellmenge im Prozess
· Separate Berechnung pro Filiale. Bestellvorschlag auf Filial-Ebene (ist nur aktiv, wenn die Berechnungsmethode Nach Bevorratungszeitraum in Wochen gewählt wurde.)
· Parameter Kumulierte Berechnung. Buchung der Gesamtbestellmenge auf Filiale X (mit zusätzlicher Option Erfassung der Gesamtbestellmenge (nur wenn angegebene Filiale = Bestellfiliale)
· Kumulierte Berechnung. Bestellvorschlag auf Filialebene
Die Beschreibung der Berechnungsmethoden finden Sie in der folgenden Excel-Tabelle.
3. Schritt: Die Werte aus Schritt 1 und 2 werden addiert und ergeben eine Bestellmenge pro Artikel.
Grundsätzlich ist zu berücksichtigen:
· Bei Berechnung der durchschnittlichen Verkäufe werden bestimmte Monate bei Artikeln ignoriert, wenn in der Datenbank in der monatlich kumulierten Umsatzstatistik ein Kennzeichen „nicht auswertbar“ gesetzt wurde. Dieses Kennzeichen wird gesetzt, wenn
- der Artikel am Monatsende nicht lieferbar ist (siehe Artikelstamm „nicht lieferbar seit“)
- einen Monatsendbestand (physisch und avisiert) in allen aktiven Filialen von ≤ 0 hat.
- und kein Verkauf in einer aktiven Filiale in dem Monat gebucht wurde.
- Außerdem darf der Artikel
zum Stichtag nicht in einer Bestellung mit Status teilweise erfüllt enthalten
sein.
Der Bestand wird dabei in Summe in allen aktiven Filialen betrachtet, d.h. der Artikel darf am Monatsende in keiner aktiven Filiale einen Bestand haben (also am Ende des Monats ist der Gesamtbestand im Unternehmen ≤ 0 ). In die Bestandsbetrachtung fließt auch der Wert für die „Ware unterwegs“ ein. Die Verkäufe werden ebenfalls in allen aktiven Filialen betrachtet.
Das Kennzeichen wird filial-/monatsweise gesetzt. D.h. Artikel, die diesen Definitionen in einem oder mehreren Monaten unterliegen, werden für den ausgewählten Betrachtungszeitraum in genau diesen Monaten für die jeweilige Filiale nicht berücksichtigt.
· Aufgrund von Bestell- und Verpackungseinheiten kann sich die errechnete Bestellmenge noch verändern.
· Bei Angabe eines Mindestauftragswerts oder -stück schlägt NEO-WWS im Minimum immer alle Artikel aus der Automatikbestellung vor. Beispiel: Mindestauftragswert = 100 €, durch die Automatikbestellung werden aber 505 € errechnet, dann ist der Vorschlag über 505 €).
Die in den Bestellvorschlägen angegebenen Bevorratungszeiträume entsprechen nicht immer dem gewählten Bevorratungszeitraum, da sich die Bestellmenge nicht nur aufgrund des Bevorratungsfaktors berechnet, sondern auch durch z.B. folgende Punkte beeinflusst wird:
· Durch die Automatikbestellung im ersten Schritt werden bereits Bestellmengen berechnet
· Durch die virtuelle Verteilung von Überbeständen können Bestellmengen gesenkt werden
· Errechnete Bestellmengen werden gerundet.
· Bestellmengen können aufgrund von Bestell- und Verpackungseinheiten erhöht werden.
Der im Bestellvorschlag angegebene Bevorratungszeitraum soll anzeigen, wie lange Sie tatsächlich mit der Bestellmenge auskommen, wenn der Artikel durchschnittlich so verkauft wird, wie für den Betrachtungszeitraum berechnet. Sollte bei einem Bevorratungsauftrag in der Spalte Bevorratungszeitraum ein gelbes Dreieck mit Ausrufungszeichen angezeigt werden, bedeutet dies, dass bei dem Artikel für die aktuelle Bestellung keine Bevorratungsberechnung stattgefunden hat, da der Wert für die Bevorratung bereits durch die Meldemengenberechnung erreicht wurde.
Definitionen für die Anzeigen des Bevorratungszeitraums:
· Berechnung der Anzeige des Bevorratungszeitraums in der Mastertabelle auf Artikel-Ebene:
o Gesamtbestellmenge des Artikels / Summe der durchschnittlichen Abverkäufe pro Woche im Auswertungszeitraum aller selektierten Filialen.
· Berechnung der Anzeige des Bevorratungszeitraums in der Detailtabelle für eine Filiale:
o Bestellmenge der Filiale / durchschnittlicher Abverkauf pro Woche im Auswertungszeitraum.
o Der durchschnittliche Abverkauf wird dabei pro Monat für den Auswertungszeitraum ermittelt (siehe auch Artikelinfo > Reiter Abverkauf) und dann durch 4 geteilt.
Anhand des nachfolgenden Beispiels soll der in den Bestellvorschlägen angegebene Bevorratungszeitraum in Wochen erläutert werden. Im Beispiel wurde ein Betrachtungszeitraum von Januar bis Juli 2023 gewählt.
Bestelleinheit = Mindestmenge die von einem Artikel bestellt werden muss
In den Bestellprozessen wird der Wert wie folgt angewandt:
Per Definition muss die Bestellmenge immer ein Vielfaches der Bestelleinheit sein, wenn diese in den Artikelstammdaten hinterlegt ist. Die BE wird dort als absoluter Wert hinterlegt. Weicht das rechnerische Ergebnis für eine Bestellung von einem Vielfachen der BE ab, so wird die Bestellung immer auf das nächst größere Vielfache der BE aufgestockt und die „Mehrmenge“ der Bestellfiliale zugeschrieben.
Beispiel:
· BE = 10
· Errechnete Menge = 20 > Bestellmenge = 20
· Errechnete Menge = 101 > Bestellmenge = 110
· Errechnete Menge = 1 > Bestellmenge ist 10
· Errechnete Menge = 0 > Bestellmenge = 0!
Verpackungseinheit = Stück einzelner Artikel in einer Verpackungseinheit (z.B. Karton)
In den Bestellprozessen wird der Wert wie folgt angewandt:
Die VPE muss immer ein Vielfaches der Bestelleinheit
sein. Die VPE wird
nur in der Berechnung berücksichtigt, wenn in den Einstellungen ein oberer
bzw. unterer Schwellenwert gesetzt wurde.
Der Parameter
“Oberer Schwellenwert für Verpackungseinheit” kann auf Lieferant, Marke
oder Artikel gesetzt werden. Er beinhaltet einen Prozentwert, ab dessen
Erreichung das System automatisch die Erhöhung der Bestellmenge vorschlägt.
Diese „Mehrbestellung“ wird dann der Bestellfiliale zugeschrieben und
kann vom Anwender verteilt werden.
Z.B.:
· Die VPE ist 25 Einheiten (Bestelleinheit ist 5).
· Der “Oberer Schwellenwert für Verpackungseinheit” ist auf diesem Artikel mit 80% gesetzt.
· Der Bestellvorschlag ergibt eine Bestellmenge für diesen Artikel von 20 Stück.
· Das System schlägt eine Bestellmenge von 25 Stück vor, wobei die zusätzlichen 5 Einheiten der Bestellfiliale zugewiesen werden.
Analog ist das Vorgehen beim Nichterreichen des unteren Schwellenwerts der VPE.
Z.B.:
· Die VPE ist 25 Einheiten (Bestelleinheit ist 5).
· Der “Untere Schwellenwert für Verpackungseinheit” ist auf diesem Artikel mit 60% gesetzt.
· Der Bestellvorschlag ergibt eine Bestellmenge für diesen Artikel von 35 Stück.
· Das System schlägt eine Bestellmenge von 25 Stück vor, wobei die nicht bestellten 10 Einheiten der Bestellfiliale und dann den nachfolgenden Filialen in Reihenfolge ihrer Priorität (Definiert über Filial-Nr.) abgezogen werden.
· Der untere Schwellenwert für die VPE wird erst nach „Errechnung“ einer vollen VPE beachtet. D.h. wenn das System eine Bestellmenge von < VPE und < oberer Schwellenwert für VPE errechnet, dann wird der errechnete Wert als Bestellvorschlag angezeigt. Z.B. wenn in obigem Beispiel der Bestellvorschlag rechnerisch eine Bestellmenge von 2 ergäbe, dann wird diese 2 auch als Bestellvorschlag angezeigt. Mit anderen Worten: Der untere Schwellenwert für VPE „zieht erst ab der zweiten VPE“.
In den Bestellprozessen werden beim Wechsel von Prozess-Schritt "Bestellung bearbeiten" und dem Prozess-Schritt "Vorschau der Bestellung" die in den Stammdaten hinterlegten Konditionen (auf Lieferantenebene und / oder Artikelebene) angewendet. Die Konditionen können in der Bestellung verändert oder erfasst werden. Die Wirkweise der Konditionen untereinander wird im folgenden detailliert erläutert.
Berechnungsvorgehen bei Basis Wert (Bestellwert):
Gerechnet wird immer zuerst, wenn vorhanden der Artikelrabatt. Für den jeweiligen Artikel wird der Netto-Warenwert errechnet. Anschließend wird der Warenwert aller Positionen addiert, wobei der bereits rabattierte Artikel mit dem verminderten Netto-Warenwert einfließt. Die Addition ergibt einen Gesamtauftragswert. Von diesem Gesamtauftragswert wird dann ein eventueller Lieferantenrabatt abgezogen.
Berechnungsvorgehen bei Basis Stück (Bestellmenge):
Der Artikel bekommt den entsprechenden Rabatt. Für den Lieferantenrabatt zählt aber immer die gesamte Stückzahl (d. h. auch bereits rabattierte Artikel werden mitgezählt; Staffel wird durch Stück definiert, der Rabatt wird aber auf den Wert der Ware gewährt.).
Vorgehen bei Naturalrabatt:
Bei Bearbeitung der Bestellung wird im Kopf immer die Anzahl und Wert des NR angezeigt, in der Detail-Maske erscheint für einen Artikel immer eine Info, wenn eine Standardkondition NR hinterlegt ist.
Wenn auf Artikelebene eine Kondition 6+1 NR hinterlegt ist, wird diese bei Berechnung des Vorschlags ausgerechnet. Bei Bearbeitung der Bestellung wird der NR pro Artikel immer automatisch der Bestellfiliale zugeordnet.
Des Weiteren kann über den Button NR bearbeiten eine Lightbox geöffnet werden in der:
· die komplette Bestellung in NR umgewandelt werden kann
· die errechneten NRs auf 0 gesetzt werden
· oder ad hoc einen NR erfasst werden, der bei Speichern automatisch angewendet wird.
In den globalen Einstellungen > Materialwirtschaft können Bestellmengen-Verteilschlüssel angelegt werden, die in jedem Bestellprozess über den Button Verteilschlüssel angewendet werden können. Nachfolgend wird die Wirkweise eines Bestellmengen-Verteilschlüssels anhand eines Berechnungsbeispiels erläutert:
Der Anwender legt folgenden Verteilschlüssel für die Filialen fest:
Es sollen 500 Stück eines Artikels automatisch verteilt werden. Das Programm berechnet die Verteilung der Warenmenge auf die Filialen wie folgt:
Gesamtstückzahl (500) / Gesamtanteil (60) x Anteil in % (z.B. 10) = Warenmenge pro Filiale (83)
Die 500 Stück müssen bei Anwendung des Templates folgendermaßen verteilt werden:
Sollte bei der Verteilung ein Artikel übrig bleiben, wird dieser der ersten Filiale zugeordnet.